Novinky Zpět

Jak dlouho je povinné archivovat - dokumentovat záznam o školení BOZP?

2. 11. 2016
Zpět

Žádný zákon striktně nenařizuje konkrétní lhůty pro archivaci školení BOZP zaměstnanců, což ale v žádném případě neznamená, že tak nemusíte učinit. Naopak, každý zaměstnavatel je povinen záznamy o školení svých zaměstnanců v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany apod. uchovávat ve svém archivu. Jak má tedy zaměstnavatel postupovat při dokumentování a archivaci již provedených školení a proč je to tak nesmírně důležité?

Archivujte kvůli dokazování

I přesto, že žádný zákon neuvádí konkrétní lhůty pro archivaci záznamů o školení BOZP, měl by každý zaměstnanec postupovat tak, aby dokázal dostatečně doložit a prokázat kontrolním orgánům, například SUIP nebo HZS, ale také pojišťovnám, že splňuje požadavky všech potřebných právních předpisů, které se týkají bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Proto obecně doporučujeme školení BOZP archivovat!

„Pokud školení BOZP zaměstnavatel archivuje, je snadné doložit, že zaměstnance seznámil se všemi riziky na pracovišti.“

Jak dlouho tedy školení archivovat?

Zaměstnavatel je povinen evidovat záznamy o všech školeních BOZP svých zaměstnanců po celou dobu trvání jejich pracovněprávního vztahu, tzn. po celou dobu, co je zaměstnanec v pracovním poměru vázaný pracovní smlouvou. Jak jste si mohli všimnout, bavíme se nyní o evidenci, nikoliv o archivaci nebo dokumentování - to je trochu něco jiného.

„Evidujte záznamy o školení BOZP minimálně po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu se zaměstnancem.“

Co se týče dokumentování, přesněji archivování nebo také uchovávání jednotlivých dokumentů o školení zaměstnanců, dalo by se vycházet ze Zákona č. 499/2004 Sb. - Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Tento zákon se ale nevztahuje na všechny subjekty. U subjektů, kterých se týká, záleží jen na zaměstnavateli, jak si to vyřeší interně. Je dobré vědět, že zaměstnavatel, kterého se to týká, je povinen zpracovat vnitřní firemní předpis, kterým si termíny archivace a skartační řád stanoví sám. Toto však ale neplatí pro oblast BOZP. Nicméně ale stále platí pravidlo “Archivujte kvůli dokazování”, jak je uvedeno výše. Vyplatí se to!

Doporučujeme archivovat alespoň 5 let

U nás platí, jak bylo uvedeno výše, že školení BOZP a PO evidujeme po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Pokud ale zaměstnanec pracovní poměr ukončí, i tak archivujeme záznamy o jeho školení po dobu minimálně dalších 5-ti let. Proč?

Uchování osobních údajů vs. archivace školení BOZP

Obecná pravidla uchovávání osobních údajů stanovují, že dokumenty, které obsahují osobní údaje, by měly být archivovány až do doby, kdy pomine jejich účel, pro který byly shromažďovány. Následně po uplynutí této doby by měly být zlikvidovány (ideálně skartovány).

Jenže zde narážíme na problematiku toho, že pokud zaměstnanec ukončí svůj pracovní poměr, může se v následujících letech ozvat nějaký problém týkající se například nemoci z povolání, a k tomu bude velmi pravděpodobně potřeba doložit mimo jiné také záznam o školení BOZP. Mohou ale nastat i jiné a mnohem závažnější právní spory, které se vztahují k BOZP či PO. Proto je možné déle uchovávat takové dokumenty týkající se BOZP či PO, které by mohly být pro zaměstnavatele jasným důkazním materiálem pro případné řešení sporů a hájení svých práv a zájmů.

„I přesto, že promlčecí lhůta je zákonem stanovena na 3 roky, doporučujeme archivovat školení BOZP alespoň 5 let po skončení pracovního poměru zaměstnance.“

Archivace školení v BOZP-SYSTEMu

Už jste slyšeli o našem BOZP-SYSTEMu? Jedná se o komplexní online nástroj pro efektivní správu a vedení dokumentace BOZP a PO, ale také pro školení zaměstnanců a organizování pravidelných prověrek a kontrol, a to včetně seznámení se s důležitými směrnicemi či předpisy, týkající se agendy bezpečnosti práce a požární ochrany.

„BOZP-SYSTEM archivuje agendu dokumentace a školení BOZP po celou dobu spolupráce s námi.“

BOZP-SYSTEM je pro klienty, kteří využívají naše služby, zcela zdarma. Podívejte se, jak vypadá a funguje.

Jak dlouho je povinné archivovat - dokumentovat záznam o školení BOZP?
Naši nejvýznamnější klienti
Českomoravský cement Dekra Exponea productboard Rehau SFRB spaceti wikimedia jrd - bydlení nové generace Goodyear Pro Doma stavebniny Eisai AGC Briggs & Stratton Erste Greenpeace iBod Richter & Frenzel Slovenské elektrarne Sizmek Somfy TÜV Wistron ZAT Travel Service Lindström ČNB Hanibal Jura LL-C Auto Jarov Egap IceWrap knihovna Akademie věd Medical technologies Mitas Success ČZU ČVUT Zomato VFS global Columbia Fincentrum Mediatel NH Prague city Reedog Storyous The Funtasty Best Communications CCS EATON Tonino Lamborghini Caffe Lotus Melitta O2 Urgo Aqua Angels Aranea Beko Benu lékárny Bode Panzer Kuoni group Omron Photon Energy Saunia Swardman Twisto Zonky Inloop eMan Cyient EYElevel Fuji Koyo Klosterfrau Adacta Bosal Nonstop recruiment Pharm Olam Pietro Filipi Potrefená husa Profimedia Subway Unileasing VZP Vistra Notino Žabka ITW Globa Load Control Arthur D. Litte Creative Dock Samsonite Remax Proximity PSJ Invest Savencia Le Premier Kiwi webhelp Divadlo Archa Auffer design AVL ISIC Linde STOPKA - exclusive living Wegg Go STRV PSA traiding Eurowag Crown Worldwide CIEE Digi TV Monet plus Baumax Národní galerie Top Estates Rebuy Stars Ferring pharmaceuticals Apogeo Newe První klubová ZZMV Knihy Dobrovský HACH Komora KHK Julius Meinl Manuel caffé Primeros hotel Hilton Topmonks Starez sport Náš grunt Nestlé Bulovka Lukoil Helika Tutor Top Vision Tarsago AXA CBRE Česká poštaDáme jídlo Ferratum Loccitane Meopta PPAS Raiff Allianz sport5 Tesco Schrack Speed CarsB-Tech Ergo Eurest IAC Orion Pharma UE.cz Ulož.to Zoot Codeco Konsepti MSA Albatros Arena Hermes Parexel Junker Lumen Huck rohlik.cz Korona RWE Berlitz Casale Project Philip Morris Operátor ICT
Ověřit reference