Žádný zákon striktně nenařizuje konkrétní lhůty pro archivaci školení BOZP zaměstnanců, což ale v žádném případě neznamená, že tak nemusíte učinit. Naopak, každý zaměstnavatel je povinen záznamy o školení svých zaměstnanců v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany apod. uchovávat ve svém archivu. Jak má tedy zaměstnavatel postupovat při dokumentování a archivaci již provedených školení a proč je to tak nesmírně důležité?
I přesto, že žádný zákon neuvádí konkrétní lhůty pro archivaci záznamů o školení BOZP, měl by každý zaměstnanec postupovat tak, aby dokázal dostatečně doložit a prokázat kontrolním orgánům, například SUIP nebo HZS, ale také pojišťovnám, že splňuje požadavky všech potřebných právních předpisů, které se týkají bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Proto obecně doporučujeme školení BOZP archivovat!
„Pokud školení BOZP zaměstnavatel archivuje, je snadné doložit, že zaměstnance seznámil se všemi riziky na pracovišti.“
Zaměstnavatel je povinen evidovat záznamy o všech školeních BOZP svých zaměstnanců po celou dobu trvání jejich pracovněprávního vztahu, tzn. po celou dobu, co je zaměstnanec v pracovním poměru vázaný pracovní smlouvou. Jak jste si mohli všimnout, bavíme se nyní o evidenci, nikoliv o archivaci nebo dokumentování - to je trochu něco jiného.
„Evidujte záznamy o školení BOZP minimálně po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu se zaměstnancem.“
Co se týče dokumentování, přesněji archivování nebo také uchovávání jednotlivých dokumentů o školení zaměstnanců, dalo by se vycházet ze Zákona č. 499/2004 Sb. - Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Tento zákon se ale nevztahuje na všechny subjekty. U subjektů, kterých se týká, záleží jen na zaměstnavateli, jak si to vyřeší interně. Je dobré vědět, že zaměstnavatel, kterého se to týká, je povinen zpracovat vnitřní firemní předpis, kterým si termíny archivace a skartační řád stanoví sám. Toto však ale neplatí pro oblast BOZP. Nicméně ale stále platí pravidlo “Archivujte kvůli dokazování”, jak je uvedeno výše. Vyplatí se to!
U nás platí, jak bylo uvedeno výše, že školení BOZP a PO evidujeme po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Pokud ale zaměstnanec pracovní poměr ukončí, i tak archivujeme záznamy o jeho školení po dobu minimálně dalších 5-ti let. Proč?
Obecná pravidla uchovávání osobních údajů stanovují, že dokumenty, které obsahují osobní údaje, by měly být archivovány až do doby, kdy pomine jejich účel, pro který byly shromažďovány. Následně po uplynutí této doby by měly být zlikvidovány (ideálně skartovány).
Jenže zde narážíme na problematiku toho, že pokud zaměstnanec ukončí svůj pracovní poměr, může se v následujících letech ozvat nějaký problém týkající se například nemoci z povolání, a k tomu bude velmi pravděpodobně potřeba doložit mimo jiné také záznam o školení BOZP. Mohou ale nastat i jiné a mnohem závažnější právní spory, které se vztahují k BOZP či PO. Proto je možné déle uchovávat takové dokumenty týkající se BOZP či PO, které by mohly být pro zaměstnavatele jasným důkazním materiálem pro případné řešení sporů a hájení svých práv a zájmů.
„I přesto, že promlčecí lhůta je zákonem stanovena na 3 roky, doporučujeme archivovat školení BOZP alespoň 5 let po skončení pracovního poměru zaměstnance.“
Už jste slyšeli o našem BOZP-SYSTEMu? Jedná se o komplexní online nástroj pro efektivní správu a vedení dokumentace BOZP a PO, ale také pro školení zaměstnanců a organizování pravidelných prověrek a kontrol, a to včetně seznámení se s důležitými směrnicemi či předpisy, týkající se agendy bezpečnosti práce a požární ochrany.
„BOZP-SYSTEM archivuje agendu dokumentace a školení BOZP po celou dobu spolupráce s námi.“
BOZP-SYSTEM je pro klienty, kteří využívají naše služby, zcela zdarma. Podívejte se, jak vypadá a funguje.
V brzké době vás budeme kontaktovat.
Přidejte se k nám
Potřebujete bližší informace o školení zaměstnanců nebo máte zájem o naše další služby z oblasti BOZP a PO? Zpracujeme vám nezávislou cenovou nabídku případně a zodpovíme jakékoli vaše dotazy. Odpovíme okamžitě nebo během málo několika minut, nejpozději však do 24 hodin od doručení zprávy.
chci znát cenu za školení
obecný dotaz
V brzké době vás budeme kontaktovat.
Přidejte se k nám
V brzké době vás budeme kontaktovat.
Přidejte se k nám
Společnost CRDR s.r.o. je pojištěna u Pojišťovny VZP, a.s. na pojištění odpovědnosti za škodu z provozní činnosti v oblasti BOZP a PO, pod číslem smlouvy 1200112441, se základním pojistným limitem 20 000 000,- Kč. Certifikát o pojištění poskytneme na vyžádání.
BOZP-SYSTEM byl úspěšně prověřen soudními znalci ze Znaleckého ústavu bezpečnosti a ochrany zdraví, z.ú., jako vhodný nástroj pro školení zaměstnanců prostřednictvím e-learningu, který splňuje veškeré legislativní požadavky z hlediska BOZP a PO (znalecký posudek č. 004-02/2016).
